Mit Online-Zeiterfassung effizient und flexibel planen

Wann haben Sie das letzte Mal eine Stempeluhr oder einen Stundenzettel gesehen? Im Fernsehen? Im Kino? In vielen Unternehmen haben digitale Zeiterfassungstools längst die Relikte der analogen Arbeitszeiterfassung abgelöst. Intelligente Zeiterfassungssoftware macht die Erfassung von An- und Abwesenheiten, die Verwaltung von Fehlzeiten und die Antragsstellung für Urlaubstage effizient und rechtssicher. Der Administrationsaufwand für die Personalverwaltung reduziert sich durch Online-Zeiterfassung erheblich, gleich um welche Aufbau- und Ablauforganisation es sich im Detail handelt.

Moderne Zeiterfassungstools können aber noch viel mehr als klassische Arbeitszeiterfassung. So lässt sich mit der entsprechenden Software ein professionelles Workforce Management aufsetzen und Personalbedarfsplanung und Personaleinsatzplanung beispielsweise so optimieren, dass teure Überstunden oder unwirtschaftliche Leerzeiten vermieden werden. Unternehmen wie ATOSS bieten sogar maßgeschneiderte, branchenspezifische Zeiterfassungssysteme an, die auf die Anforderungen im Gesundheitswesen, in der Logistik und Warenzustellung, im Call Center oder in anderen Wirtschaftsbereichen zugeschnitten sind.

Für jede Anforderung das passende Zeiterfassungstool

Online Zeiterfassung

Online Zeiterfassung macht die Stempeluhr überflüssig und kann viel mehr. (©istockphoto.com_PixHouse)

Mit der Zeiterfassung online können sich Mitarbeiter*innen je nach Anwendung über Mobilgeräte wie Smartphone, Tablet oder Desktop PC per Klick „ein- und ausstempeln“, erfasste Arbeitszeitdaten einsehen, Urlaubsanträge stellen, Projektzeiten auf Kostenstellen verbuchen oder Dienstpläne einsehen. Für (fast) jede Anforderung gibt es das passende Zeiterfassungstool.

Zeiterfassung: Online Tracking für Freiberufler und Selbstständige

Für Freiberufler und Selbständige gibt es eine ganze Reihe von kostenlosen und kostengünstigen Zeiterfassungstools, u. a. zu finden bei deutsche-startups.de, mit denen sich Projekte und Projektaufgaben minutiös tracken lassen. So behält man zu jedem Zeitpunkt den Überblick über geleistete Arbeitsstunden. Viele Freiberufler*innen, die die Stunden „freihändig“ vermeintlich im Blick haben, sind erstaunt, wie viele Stunden wirklich zusammenkommen, wenn sie mit einer Software zur Zeiterfassung online jeden Posten – Telefonate und Email-Verkehr eingeschlossen – verbuchen!

Online-Zeiterfassung für Start-ups und Kleinunternehmen

Für Start-ups und kleinere Unternehmen bis 50 Mitarbeiter*innen gibt es kostengünstige Internetlösungen wie zum Beispiel Crewmeister. Online-Zeiterfassungen für kleinere Unternehmen haben nicht so viele Features wie Zeiterfassungssysteme für Konzerne mit komplexen Anforderungen bei Zeitwirtschaft bzw. Workforce Management, leisten aber gerade wegen des schlankeren Setups willkommene Dienste bei der Minimierung des administrativen Aufwands bei der Personalverwaltung. Außerdem ist mit dieser Software in der Regel der Mindestlohn-Dokumentationspflicht genüge getan.

Online Arbeitszeiterfassungen am Beispiel von Crewmeister

Crewmeister ist ein Tool zur Online-Zeiterfassung aus dem Hause ATOSS, einem Konzern mit 30-jähriger Erfahrung in der Branche. Das Unternehmen aus München ist mit Produktsuiten am Start, die bei Zeitwirtschaft und Workforce Management kaum Wünsche offenlassen. Die Suiten sind modular aufgebaut, je nach Anforderung und Komplexität können Zusatzmodule hinzugebucht werden. So hat die Geschäftsführung bzw. die Projektleitung einer großen Internetagentur zum Beispiel jederzeit den Überblick, welche Mitarbeiter*innen gerade mit welchem Zeitaufwand an welchen Projekten arbeiten. Dadurch entsteht nicht nur Planungssicherheit, der Zeit- und Kostenaufwand kann auch zu einem späteren Zeitpunkt detailliert für den Kunden nachvollzogen werden.

Kostenlose Testversionen nutzen

Für die Mitarbeiter*innen bedeutet Online-Zeiterfassung etwas Eingewöhnung bei den in der Mehrzahl intuitiven Benutzeroberflächen der Tools, aber auch mehr Transparenz bei der Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss der Arbeitgeber den Arbeiternehmer*innen zu jeder Zeit Einsicht in die erfassten Arbeitsdaten geben. Diese Einbeziehung in betriebliche Prozesse reduziert nicht nur die Nachfragen in der Personalabteilung, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen. Aber Achtung: Wer Rechte hat, hat auch Pflichten. Wer Arbeitsdaten manipuliert, liefert dem Arbeitgeber einen Grund für eine fristlose Kündigung.

Wer sich nicht sicher ist, welche Software für die Online-Zeiterfassung für die eigenen Anforderungen die passende ist, sollte sich mit kostenlosen Testversionen der verschiedenen Tools vertraut machen. Testen Sie, wie die Zeiterfassung der Zukunft aussieht!

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